Calculateur du coût de l’absence d’un salarié

Derrière une absence se cachent souvent bien plus que quelques jours non travaillés : maintien de salaire, gestion administrative, remplacement, désorganisation, surcharge pour les équipes, baisse de productivité ou encore retard dans les projets.

Pourtant, ce coût reste encore difficile à mesurer précisément.

C’est pour cette raison que nous avons développé un calculateur du coût de l’absentéisme, pensé comme un véritable outil RH d’aide à la décision pour les dirigeants et les responsables des ressources humaines.

Son objectif : vous permettre d’obtenir une estimation personnalisée de l’impact économique de l’absentéisme dans votre entreprise, mais aussi mieux comprendre les leviers sur lesquels agir.

Découvrir le calculateur du coût de l’absentéisme

 

Pourquoi les entreprises peuvent faire mieux… en dépensant moins

L’absentéisme est encore souvent perçu comme un simple coût RH.

Une ligne budgétaire que l’on subit, que l’on compense et que l’on considère parfois comme presque inévitable.

Pourtant, personne ne renonce réellement à l’espoir de le voir diminuer.

Mais très souvent, le constat reste le même : « On ne sait pas par quoi commencer… »

Face à ce flou, les organisations mettent en place différentes actions ponctuelles, parfois davantage destinées à gérer les conséquences de l’absentéisme qu’à comprendre ses causes.

Parmi les dispositifs utilisés figurent notamment les contrôles médicaux lorsqu’un doute existe sur la légitimité d’un arrêt.

Ils peuvent avoir leur utilité dans certaines situations, mais ils ne répondent pas à l’ensemble des dynamiques qui peuvent conduire à l’absence.

Car lorsqu’on parle d’absentéisme, la conversation glisse encore régulièrement vers les notions d’excès, de fraude ou de responsabilité individuelle.

Quelques situations particulières peuvent alors prendre toute la place dans le débat, au risque de masquer ce que l’absentéisme révèle réellement au sein de l’entreprise.

 

Comprendre les causes derrière l’absence

Les motifs médicaux existent et leur impact sur la vie professionnelle peut être considérable.

Fatigue persistante, douleurs, traitements lourds, perte de confiance, appréhension liée au retour au travail, peur de ne plus tenir le rythme…

Ces situations peuvent avoir des conséquences directes sur la capacité d’un collaborateur à reprendre son activité dans de bonnes conditions.

Les prendre en compte permet à l’entreprise de mieux comprendre certains facteurs à l’origine des absences et de mieux préparer les retours au travail.

Et pourtant, lorsque nous échangeons avec des entreprises, une remarque revient régulièrement : « Votre dispositif, c’est encore un coût… »

Mais c’est justement là que la réflexion doit évoluer.

Lorsqu’une entreprise développe une lecture plus précise de l’impact de la santé sur le travail, qu’elle comprend les appréhensions de ses collaborateurs et qu’elle identifie les solutions adaptées, elle peut progressivement sécuriser une présence plus durable.

Les salariés sont mieux accompagnés.

Les managers disposent de davantage de repères.

Et l’entreprise peut transformer une dépense subie en investissement potentiel.

Mais avant d’agir, encore faut-il comprendre une chose : de quel coût parlons-nous réellement ?

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Pourquoi mesurer le coût de l’absentéisme ?

Depuis que nous travaillons sur les problématiques d’absentéisme et de retour au travail, un constat revient régulièrement.

Beaucoup d’entreprises ont conscience que les absences représentent un coût, mais peu disposent d’une vision suffisamment claire de leur impact réel.

Certaines considèrent même encore l’absentéisme comme une dépense presque incompressible.

Pourtant, mieux comprendre les coûts associés permet déjà de changer la manière d’aborder le sujet.

Depuis le début du projet Ça Ira Encore Mieux Demain, plusieurs dirigeants nous ont régulièrement fait la même remarque : « Vous devriez montrer le coût de tout ça, chiffres à l’appui. »

Et ils avaient raison.

À force d’entendre : « Il faut encore trouver le budget. »

il devenait important de pouvoir remettre les choses en perspective.

C’est ainsi que l’idée du calculateur du coût de l’absentéisme est née.

D’abord comme une intuition.

Puis comme une évidence.

 

Combien coûte réellement l’absence d’un salarié ?

Le coût d’une absence ne se limite jamais au seul salaire maintenu.

Plusieurs catégories de coûts peuvent se cumuler.

 

Les coûts directs

Ils peuvent notamment comprendre :

• le maintien éventuel d’une partie de la rémunération ;
• la gestion administrative de l’arrêt ;
• le temps consacré par les ressources humaines ;
• le remplacement du salarié ;
• l’intérim ;
• le recrutement temporaire ;
• les heures supplémentaires ;
• ou encore la réorganisation du travail.

 

Les coûts indirects

L’absence d’un collaborateur peut également entraîner :

• une baisse de productivité ;
• des retards ;
• une surcharge pour les collègues ;
• une dégradation temporaire de la qualité ;
• des difficultés à respecter certains délais ;
• ou une insatisfaction client.

 

Les coûts humains

L’impact ne se mesure pas uniquement en euros.

Une absence peut aussi provoquer :

• fatigue ;
• démotivation ;
• tensions au sein des équipes ;
• sentiment de surcharge ;
• perte de repères ;
• ou difficulté à maintenir l’organisation habituelle.

 

Les coûts structurels

Lorsqu’elles deviennent récurrentes ou longues, les absences peuvent également avoir des conséquences plus globales :

• augmentation du turnover ;
• difficultés de recrutement ;
• perte d’attractivité employeur ;
• fragilisation des équipes ;
• dégradation du climat social.

C’est précisément pour rendre ces impacts plus visibles que nous avons développé notre estimateur du coût de l’absentéisme.

 

Le calculateur du coût de l’absentéisme : un outil RH pour passer de l’intuition à la donnée

Pour construire cet outil, nous avions besoin de données solides.

Nous avons donc étudié plusieurs grandes sources et observatoires consacrés à l’absentéisme, à la santé au travail et aux arrêts longue durée.

Parmi eux :

• les baromètres Malakoff Humanis / IFOP ;
• les différentes éditions du baromètre de l’absentéisme d’Ayming ;
• le Baromètre de la Santé au Travail d’AG2R LA MONDIALE ;
• les travaux de l’Observatoire des performances sociales DIOT-SIACI ;
• ainsi que différentes études consacrées aux arrêts longue durée et au retour à l’emploi.

Nous nous sommes également intéressés aux travaux de datascientists ayant analysé les trajectoires d’arrêts et les effets de dispositifs d’accompagnement au retour au travail.

En croisant ces différentes données, une réalité apparaît :

les entreprises disposent aujourd’hui de nombreuses statistiques nationales sur l’absentéisme, mais elles ont encore peu d’outils simples permettant de traduire ces tendances dans leur propre réalité économique.

C’est précisément le rôle de notre calculateur.

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Comment avons-nous construit notre estimateur d’absentéisme ?

À partir des données disponibles, notre équipe a travaillé sur un modèle permettant de : analyser, croiser, simplifier et rendre l’information utile.

Nous nous sommes notamment intéressés :

• aux motifs d’absence les plus fréquents ;
• aux durées moyennes observées ;
• aux arrêts longs ;
• aux facteurs pouvant favoriser la désorganisation ;
• aux impacts organisationnels ;
• ainsi qu’aux différents coûts pouvant être associés à l’absence.

Notre objectif n’était pas de produire une moyenne nationale supplémentaire.

Nous voulions créer un outil RH directement utilisable par une entreprise.

L’estimateur permet ainsi de mettre en perspective :

• le coût potentiel de l’absentéisme aujourd’hui ;
• les conséquences possibles d’une prolongation ou d’une répétition des absences ;
• les principaux postes de coûts ;
• et les leviers sur lesquels l’organisation peut agir.

Les résultats obtenus constituent bien entendu une estimation reposant sur les données renseignées et sur les hypothèses utilisées par notre modèle.

Ils ont vocation à fournir un ordre de grandeur et un support de réflexion, et non une valeur comptable exacte.

Pourquoi utiliser un calculateur du coût de l’absentéisme ?

Parce qu’il rend visible ce qui reste souvent invisible.

Mesurer le coût potentiel des absences permet de ne plus considérer l’absentéisme uniquement comme un phénomène subi.

L’entreprise peut commencer à identifier :

• où se trouvent les principaux coûts ;
• quelles absences génèrent le plus de désorganisation ;
• quelles situations méritent une attention particulière ;
• et à quel moment un accompagnement peut devenir pertinent.

Le calculateur devient alors un outil d’aide à la décision RH.

Il permet de passer :

• de l’intuition à la donnée,
• du constat à l’analyse,
• et de l’analyse à l’action.

Exemple : mesurer l’impact d’absences répétées

Prenons l’exemple d’un collaborateur aidant qui doit s’absenter plusieurs fois quelques jours au cours de l’année.

Individuellement, chaque absence peut sembler relativement limitée.

Mais leur répétition peut provoquer une désorganisation importante :

• redistribution régulière des tâches ;
• changements de planning ;
• charge supplémentaire pour l’équipe ;
• perte de continuité ;
• temps consacré par le manager à réorganiser l’activité.

L’indice de Bradford, par exemple, permet de mettre en évidence la fréquence des absences courtes et répétées.

Cet indicateur ne permet pas, à lui seul, d’expliquer les raisons d’une absence ou de prévoir précisément l’avenir d’un collaborateur.

Il peut toutefois aider l’entreprise à identifier une situation dans laquelle la répétition des absences entraîne une forte désorganisation.

En croisant ce type d’indicateur avec d’autres données, il devient alors possible d’obtenir une estimation plus globale de l’impact économique de la situation.

C’est justement ce que permet notre calculateur.

Estimer le coût de l’absentéisme dans mon entreprise

 

Faire de l’absentéisme un véritable indicateur de pilotage RH

Mesurer ne signifie pas culpabiliser.

L’objectif n’est pas de chercher un responsable derrière chaque absence.

L’objectif est de mieux comprendre ce qu’il se passe dans l’entreprise.

Car derrière une ligne consacrée à l’absentéisme se cachent parfois :

• une problématique de santé,
• un retour au travail insuffisamment préparé,
• une situation d’aidance,
• un deuil,
• une maladie longue,
• un épuisement professionnel,
• ou simplement un collaborateur qui ne sait pas encore comment retrouver durablement sa place dans l’organisation.

Plus l’entreprise dispose d’informations, plus elle peut agir tôt et de manière adaptée.

C’est cette logique que nous défendons chez Ça Ira Encore Mieux Demain : faire de la présence durable non pas une injonction, mais le résultat d’un accompagnement adapté du salarié et de son environnement professionnel.

 

Estimez maintenant le coût de l’absentéisme dans votre entreprise